Business-Alltag planen mit Todoist – einfach und effektiv.

Ohne Todoist bin ich verloren – mit Todoist bin ich auf Kurs!

Ein strukturierter Business-Alltag ist das A und O für Erfolg – egal, ob du selbstständig bist oder ein Team leitest. Ich nutze Todoist* bereits seit Jahren und kann mir mein Leben ohne diese wunderbare Aufgabenverwaltung gar nicht mehr vorstellen.

Todoist hilft mir, alle meine (beruflichen und privaten) Aufgaben zu organisieren und den Überblick über meine Wochen-, Monats- und Jahresplanung zu behalten. In diesem Artikel zeige ich dir, warum eine gute Planung wichtig ist, wie du starten kannst und wie du deinen Business-Alltag effizient mit Todoist planst und organisierst.

Todoist ist eine beliebte App für Aufgaben- und Projektmanagement, die dir hilft, deinen Alltag zu organisieren und produktiv zu bleiben. Mit Todoist kannst du Aufgaben erstellen, Prioritäten setzen, Termine festlegen und Projekte verwalten – alles an einem Ort. Die App bietet eine einfache und benutzerfreundliche Oberfläche, um deine To-do-Listen zu erstellen und zu verfolgen. Du kannst Todoist auf verschiedenen Geräten nutzen und so jederzeit auf deine Aufgaben zugreifen, was es besonders praktisch für Selbstständige und kleine Unternehmen macht. Starte mit der kostenlosen Version und mache ein Upgrade bei Gefallen und Bedarf.

Warum ist eine gute Planung wichtig?

Kennst du das Gefühl, ständig beschäftigt zu sein, aber am Ende des Tages nicht wirklich viel geschafft zu haben? Ohne klare Struktur verzettelst du dich schnell und verlierst den Fokus. Eine durchdachte Planung hilft dir:

• Prioritäten zu setzen, damit du die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigst.
• Weniger Stress zu haben, weil du weißt, was ansteht.
• Langfristige Ziele zu erreichen, indem du sie in kleine, machbare Schritte unterteilst.
• Effektiver zu arbeiten, weil du nicht ständig überlegen musst, was als Nächstes kommt.

Ich habe viele verschiedene Planungsmethoden ausprobiert – von Notizbüchern bis zu anderen Tools – aber letztendlich hat mich Todoist überzeugt. Es ist einfach, flexibel und unterstützt mich optimal bei meiner täglichen Organisation. Für mich ist es entscheidend, meine Planung regelmäßig anzupassen, statt starr an einem einmal definierten System festzuhalten.

Wie fängst du an, deinen Business-Alltag mit Todoist zu planen?

Falls du Todoist* noch nicht nutzt, lege dir ein kostenloses Konto an und installiere die App auf deinen Geräten. Danach kannst du mit den ersten Schritten starten:

1. Erstelle Projekte – Ich habe z. B. Kategorien wie „Kundenprojekte“, „VHS-Kurse“, „Marketing“ und „Persönliche Entwicklung“. So kann ich meine Aufgaben klar trennen und gezielt abrufen.
2. Lege Aufgaben an – Notiere alles, was dir einfällt, damit dein Kopf frei bleibt. Ich arbeite oft mit Stichworten und ergänze später Details.
3. Nutze Prioritäten – Kennzeichne wichtige Aufgaben mit verschiedenen Prioritätsstufen (rot, orange, blau). Ich priorisiere nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und meiner aktuellen Arbeitsbelastung und nicht starr nach einer vordefinierten Reihenfolge.
4. Setze Fälligkeitsdaten – So hast du immer im Blick, wann welche Aufgaben anstehen. Wiederkehrende Aufgaben sind eine echte Hilfe, um Routinearbeiten nicht zu vergessen.

Jetzt bist du bereit, mit der konkreten Planung zu starten.

Du möchtest deinen Business-Alltag planen mit Todoist? Die Todoist-Website hält ebenfalls viele gute Tipps & Tricks für deinen Start bereit.

• So nutzt du Todoist effektiv: Der große Leitfaden
• Starte dein nächstes Projekt mit Todoist-Vorlagen

Exkurs: Deine produktiven Planungshilfen

Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix ist ein hilfreiches Tool, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kategorien:

1. Dringend und wichtig: Diese Aufgaben haben höchste Priorität und müssen sofort erledigt werden. (z.B. dringende Fristen, technische Probleme, Steuererklärung einreichen)
2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind langfristig relevant und sollten geplant und mit ausreichend Zeit bearbeitet werden. (z.B. Strategieentwicklung, Planung, Prozessentwicklung)
3. Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sind zwar zeitkritisch, aber nicht entscheidend für deine langfristigen Ziele – sie können oft delegiert oder schnell erledigt werden. (z.B. vorbereitende Buchhaltung, Recherche, Content-Planung, Routinenaufgaben)
4. Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben haben die geringste Priorität und sollten im besten Fall vermieden oder nachrangig behandelt werden. (z.B. planlose Blogartikel und Social Media Posts schreiben, ziellos an der Website rumbasteln)

Indem du deine Aufgaben nach dieser Matrix priorisierst, stellst du sicher, dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst und deine Produktivität steigerst. Todoist hilft dir dabei, diese Kategorisierungen schnell vorzunehmen, indem du Aufgaben mit Labels oder Fälligkeitsdaten versiehst.

Smarte Ziele

Zusätzlich zu der Eisenhower Matrix sind SMART-Ziele eine großartige Methode, um sicherzustellen, dass deine Ziele klar und erreichbar sind. SMART steht für:

• Spezifisch: Was genau willst du erreichen? Ein gut definiertes und klares Ziel, welches genau angibt, was am Ende herauskommen soll. (Was? Warum? Wer? Wo?)
• Messbar: Woran erkennst du, dass du dein Ziel erreicht hast? Ein messbares Ziel, welches quantifizierend beschrieben werden kann. (Messzahlen, Meilensteine, Resultate, Budget)
• Achievable (Erreichbar): Setz dir ein Ziel, das du auch erreichen kannst? Ein Ziel, welches mit geeigneten Fähigkeiten, Ressourcen und Rahmenbedingungen erreicht werden kann.
• Relevant: Lege Ziele fest, die zu einem übergeordneten Ziel beitragen (Mehrwert) und mit deiner langfristigen Planung und Vision übereinstimmen. (Ziele, Werte, Bedürfnisse, Zielvorgaben).
• Timely (Zeitgebunden): Bis wann willst du dein Ziel erreichen? Ein Ziel, welches innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erreicht werden kann. (Deadlines, Meilensteine)

Die Kombination aus der Eisenhower Matrix und SMART-Zielen ermöglicht es dir, deine Aufgaben effektiv zu priorisieren und sicherzustellen, dass du auf das Wesentliche hinarbeitest. Mit Todoist kannst du diese Methoden mühelos in deinen Planungsprozess integrieren – so behältst du immer den Überblick und steigst produktiv durch deinen Business-Alltag.

Wochenplanung: Die 3 wichtigsten Aufgaben der Woche

Jeden Sonntag oder Montag nehme ich mir eine halbe Stunde Zeit, um meine Woche zu planen. Ich habe festgestellt, dass eine wöchentliche Planung mir hilft, flexibel zu bleiben, aber trotzdem fokussiert zu arbeiten. Der Trick: Setze dir drei Hauptaufgaben, die du unbedingt erledigen willst. Diese sind meist große, wichtige Dinge, die dein Business voranbringen, z. B.:

• Einen neuen Blogartikel schreiben (z.B. diesen hier)
• Ein Kundenprojekt abschließen (z.B. eine Website launchen)
• Einen VHS-Kurs vorbereiten

In Todoist habe ich eine Fokus-Liste, wo nur diese wichtigen Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen. Dann ergänze ich kleinere Aufgaben, die weniger dringend sind, aber trotzdem erledigt werden sollten.

Mein persönlicher Tipp: Mit der Kalenderansicht und der Kalendersynchronisation von Todoist plane ich meine Aufgaben direkt in Stunden ein. So kann ich ganz übersichtlich sehen, wann ich Zeit für bestimmte Aufgaben habe und sicherstellen, dass nichts dazwischenkommt. Dadurch bleibt meine Planung flexibel, aber auch gut strukturiert.

Monatsplanung: Überblick und Review

Am Ende eines Monats schaue ich zurück und plane den nächsten:

1. Rückblick: Welche Ziele habe ich erreicht? Was hat gut funktioniert, was nicht? Gibt es Aufgaben, die ich verschieben oder anders priorisieren sollte? Ich schreibe mir meine Erkenntnisse auf, damit ich aus meinen Fehlern lernen kann. Und natürlich halte ich meine Highlights fest und freue mich darüber.
2. Neue Ziele setzen: Was steht für den nächsten Monat an? Ich definiere 3-5 größere Aufgaben oder Projekte. Ich achte darauf, mir nicht zu viel vorzunehmen, damit ich realistisch planen kann.
3. Aufgaben einplanen: Ich verteile die Aufgaben auf die Wochen und trage sie in Todoist ein. Ich überprüfe auch, ob noch offene Aufgaben aus dem letzten Monat übernommen werden müssen.

Mein persönlicher Tipp: Bei der Monatsplanung unterscheide ich zwischen „am Rahmen arbeiten“ und „im Rahmen arbeiten“.

„Am Rahmen arbeiten“ bedeutet, an den langfristigen Zielen und der strategischen Ausrichtung meines Business zu arbeiten – z. B. die Optimierung meiner Prozesse, die Entwicklung neuer Angebote oder die Planung meiner Marketingstrategie. Diese Aufgaben sind nicht immer sofort sichtbar, tragen aber maßgeblich zum Wachstum und Erfolg meines Unternehmens bei.

„Im Rahmen arbeiten“ bezieht sich auf die täglichen und wöchentlichen Aufgaben, die direkt mit dem Umsatz und den Projekten zu tun haben – also das, was „Geld bringt“. Dazu gehören die Arbeit an Kundenprojekten, das Beantworten von Anfragen oder das Erstellen von Inhalten, die direkt zur Umsatzgenerierung beitragen.

In meiner Monatsplanung achte ich darauf, beides im Gleichgewicht zu halten, um sowohl meine strategischen Ziele voranzutreiben als auch die operative Arbeit zu erledigen.

Jahresplanung: Große Ziele setzen und tracken und reflektieren

Einmal im Jahr – meist gegen Ende des Jahres – setze ich mich hin und plane die großen Ziele für das kommende Jahr. Dabei gehe ich in einem strukturierten Prozess vor: Zunächst überlege ich mir, was ich langfristig erreichen möchte, welche Meilensteine ich in meinem Business setzen will und welche Veränderungen oder Weiterentwicklungen anstehen. Diese großen Ziele breche ich dann in kleinere, handhabbare Schritte herunter, die ich auf Monate verteile. Auch hier unterscheide ich wieder in Aufgaben „Am Rahmen arbeiten” und „Im Rahmen arbeiten”.

Ein wichtiger Bestandteil meiner Jahresplanung ist auch der Rückblick auf das vergangene Jahr. Ich gehe zurück und schaue mir die Monatsrückblicke an, die ich regelmäßig mache. Welche Ziele habe ich erreicht, welche nicht? Was hat gut funktioniert und was könnte ich im nächsten Jahr besser machen? Dabei betrachte ich nicht nur die Zahlen, sondern auch die strategischen und persönlichen Fortschritte, die ich gemacht habe.

Der Rückblick hilft mir, Muster zu erkennen und gegebenenfalls meine Ziele und Prioritäten anzupassen. Oft stelle ich fest, dass bestimmte Dinge mehr Zeit benötigen oder ich unerwartete Erfolge erzielt habe, die ich weiter ausbauen möchte. Auf Basis dieses Rückblicks passe ich meine Ziele für das neue Jahr an und stimme sie an die aktuellen Herausforderungen und Chancen an, die sich ergeben haben.

Ich lege auch klare Meilensteine für jeden Monat fest, damit ich regelmäßig überprüfe, ob ich auf Kurs bin und die Ziele bei Bedarf anpassen kann. So verliere ich nicht den Überblick und kann flexibel auf Veränderungen reagieren. Mit Todoist trage ich alle meine Jahresziele in ein spezielles Projekt ein und setze regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die mir helfen, dranzubleiben und meine Fortschritte zu überwachen.

Durch diesen kontinuierlichen Rückblick und Anpassungsprozess bleibt meine Jahresplanung lebendig und ich kann mich bestmöglich auf Veränderungen und neue Prioritäten einstellen.

Fazit: Einfach anfangen und dranbleiben

Mit Todoist kannst du deine Business-Planung so einfach oder detailliert gestalten, wie du möchtest. Wichtig ist, dass du eine klare Struktur hast und regelmäßig reflektierst. Starte mit der Wochenplanung, ergänze die Monatsplanung und setze dir langfristige Ziele für das Jahr. So bleibst du organisiert, produktiv und hast weniger Stress.

Mein Tipp: Experimentiere mit verschiedenen Methoden und finde heraus, was für dich am besten funktioniert. Ein Planungssystem ist nur dann effektiv, wenn es zu deinem Arbeitsstil passt.

Hast du schon Erfahrungen mit Todoist gemacht?